Organisation des procédures comptables en EPLE

 

Au sein de l'Agela, un groupe de travail composé d'agents comptables et de gestionnaires s'est réuni pour :

- mener une réflexion globale avec les établissements rattachés sur l'organisation de l'agence comptable

- se préparer à un audit comptable avec mise en place d'outils

 

I - Compte rendu groupe de travail

 

Le but du groupe de travail est de préparer les agents comptables à un audit comptable à partir des informations reçues par l’inspectrice vérificatrice lors du séminaire des agents comptables et d’un rapport d’audit.

L’idée d’un classeur regroupant certains documents demandés lors des audits est apparue afin d’éviter une recherche dans le stress et de permettre lors de la constitution de ce classeur de rechercher des documents que l’on n’a pas toujours pris soin de centraliser

 

Le deuxième axe de travail a été de rappeler quelques procédures et d’attirer l’attention des comptables sur les contrôles et opérations qu’il convient de réaliser.

 

1 Composition du classeur

         Voir document joint: Composition du classeur

 

2 Préparation de l’audit comptable

 

         Documentation : les inspecteurs s’intéressent à la documentation disponible chez l’agent comptable et à son organisation, aux moyens de communication avec les établissements rattachés (idée d’avoir un cahier de liaison  et les fiches navettes)

 

         Sécurité : sauvegarde des données (pourquoi pas une procédure écrite:

            - qui fait les sauvegardes?,

            - sur quel support?,

            - selon quelles fréquences?

            Ne vous fiez pas aux sauvegardes sur les serveurs, triste expérience au lycée Jean PERRIN) avec leur conservation (recommandation d’avoir les svg au coffre).

           

            Codes d’accès au logiciel (conseil donné d’avoir un mot de passe par utilisateur avec définition des droits d’accès)

           

            Archivage des documents (s’assurer de la conservation des documents (mandats, ordres de recettes…)) à l’agence comptable et/ou dans l’établissement rattaché.

           

            Conseil d’avoir une liasse piégée

           

            Pouvoir justifier la caisse quotidiennement (outils informatiques: le 531, le 5159, le 5151.

          

        Valider les écritures chaque soir : Ils insistent sur le fait que la validation des écritures comptables doive être quotidienne

       

        Les inspecteurs insistent sur la numérotation continue des bordereaux de chèques

 

        Suivi des chèques impayés : quelle procédure

 

        Tenue des valeurs inactives : avoir un fichier informatique de suivi des valeurs (timbre, tickets TAN …) compte d’emploi avec entrées sorties

 

        Concessions de logements : les inspecteurs insistent sur l’aspect contradictoire de relevé des compteurs => faire signer le relevé compteur au bénéficiaire du logement

 

        Balance à justifier : transmission régulière aux établissements rattachés pour pointage

 

        Droits constatés : les inspecteurs vérifient au hasard la concordance entre les montants notifiés, les montants virés, le RIB papier et le RIB mentionné sur l’état de liquidation

 

        Impayés : Ils conseillent la procédure de saisie attribution Caf plutôt que le recours à l’huissier.

 

        Comptabilité patrimoniale : adoption par le CA d’une durée d’immobilisation, rapprochement Logiciel/comptabilité

 

 

II - Les documents et les outils

 

       

- Nouveaux documents 2010:

 
Présentation lors de l'assemblée générale de l'Agela le 7 juin 2010 (fichier Powerpoint)  
Fiche frais scolaires:    Fichier Word2007                   ou                Fichier Pdf  
   

- Nouveaux documents 2011:

 
 
Fiche procédure régie (07 juin 2011) Fichier Excel  
Fiche procédure mandats gt Agela sud loire Fichier Excel  
Fiche procédure recettes m à j Fichier Excel  

 

 

        - Compte rendu groupe de travail

 

        - Composition du classeur Agence Comptable

 

        - Fiche navette

 

        - Bordereau de suivi des transferts

 

        - Suivi de la caisse

 

        - Suivi du compte 5159

 

        - Suivi du compte Trésor

        - Convention de groupement comptable

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        - Guide d'auto diagnostic du poste comptable d'un EPLE   (guide élaboré par l’académie de Poitiers)

        - Organisation des procédures comptables en EPLE

 

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